En general, el proceso de carnetización de estudiantes de principio de semestre se traduce en largas filas de estudiantes para recibir su identificación, generando molestias, pérdida de tiempo y una experiencia negativa con muchas fricciones en el proceso, que para que sea óptimo requiere concebirlo no solo como la impresión del carnet, sino se deben tener en cuenta todos los pasos anteriores para obtener la identificación, como el enrolamiento o captura de datos, las funcionalidades que esta permite, los elementos de seguridad y finalmente la emisión del documento.
Optimización del proceso de carnetización en universidades
Prácticamente todas las universidades manejan un proceso centralizado de captura de datos e impresión del carnet, lo que genera congestiones, filas y en general un proceso lento y molesto para los usuarios. La raíz del problema está en la forma como se concibe el proceso, ya que se hace de forma centralizada. Sin embargo, se pueden manejar conceptos como el de «Enrolamiento descentralizado» en los lugares en donde de forma natural están los estudiantes, salones de clase o cafeterias, y una vez hecho el enrolamiento (captura de datos), se imprime el carnet sin la necesidad de que esté presente el estudiante, quien puede pasar a recoger su carnet al día siguiente evitando las largas filas de espera.
Pasos para un proceso de carnetización de estudiantes optimizado
Captura de datos descentralizada: con un software en la nube conectado a la impresora de carnets se pueden capturar los datos y fotografías en cualquier lugar y con diversos dispositivos como celulares, tablets o portátiles, con conexión a datos o internet, para la creación ágil de una identificación, teniendo así múltiples puntos de enrolamiento en la Universidad y evitando la congestión de estudiantes en este paso del proceso. Este esquema permite además que las personas encargadas de la captura de los datos puedan hacer este proceso en el lugar natural en el que se encuentran los estudiantes sin tener que hacer que se movilicen al punto centralizado.
Seguridad de la información: los datos de los usuarios se encriptan desde su captura garantizando la seguridad de la información en todo el proceso.
Emisión del carnet desde cualquiera de las estaciones móviles de enrolamiento: cualquiera de las estaciones de captura de datos puede enviar las impresión a la impresora de carnets con que esté configurada el software.
Agilidad en la impresión y entrega de las identificaciones: la conectividad en la nube del software también permite tener múltiples impresoras conectadas y emitir los carnets de forma inmediata.
La tecnología más moderna de impresión de carnets le permite cumplir estos pasos y ofrecer una experiencia de usuario 5 estrellas a sus estudiantes, garantizando que sea ágil, flexible y segura y logrando que los alumnos obtengan sus identificaciones rápidamente y que el proceso sea cada vez más ameno, eficiente y seguro para la Universidad.
Lo más recomendable a la hora de hacer sus carnets educativos es asesorarse con un experto en soluciones de identificación física y digital como Intexus que lo puede orientar acerca de la optimización del proceso, niveles de seguridad y elementos que debes incluir en sus identificaciones educativas. Contáctanos para ofrecer una experiencia de 5 estrellas a sus usuarios.
